The scientific program of the DHd Annual Meetings is prepared by a program committee appointed by the DHd Association on the basis of a call for papers and a review process.
Composition and use
Das wissenschaftliche Programmkomitee (PK) wird vom Verband DHd etwa ein Jahr vor der Konferenz eingesetzt. Es hat in der Regel 10-12 Mitglieder, die möglichst verschiedene Fachgebiete bzw. unterschiedliche Bereiche (wie die Fachbereiche der Geisteswissenschaften oder Querschnittsthemen wie Software Engineering, Datenmanagement, GLAM) und die verschiedenen deutschsprachigen Länder vertreten. Bei der Auswahl der Mitglieder soll Genderdiversität angemessen berücksichtigt werden. Die Mitglieder des PK sollen Mitglieder des Verbands DHd sein. Sie sind für höchstens fünf aufeinanderfolgende Jahre im Amt. Für jede Konferenz sollen etwa 20% der PK-Mitglieder neu ernannt werden. Das PK hat eine:n erste:n Vorsitzende:n, welche:r vom Vorstand ernannt wird. Diese Person sollte aus Gründen der Unabhängigkeit eine entfristete Stelle innehaben. Üblicherweise wird der Vorsitz von der/dem Vertreter:in der lokalen Organisation der vorhergehenden DHd-Konferenz übernommen. Der PK-Vorsitz ernennt die weiteren Mitglieder in Absprache mit dem DHd-Vorstand. Der Vorstand entsendet mindestens ein stimmberechtigtes Mitglied. Ist das für Konferenzen zuständige Vorstandsmitglied nicht anderweitig Teil des Programmkomitees, nimmt es ohne Stimmrecht an PK-Sitzungen teil. Die lokale Organisation der jeweiligen Tagung entsendet eine:n Vertreter:in. Diese:r hat Stimmrecht und soll als Verbindung zwischen dem PK und der lokalen Organisation fungieren. Das Programmkomitee wählt in der konstituierenden Sitzung unter seinen Mitgliedern eine:n zweite:n Vorsitzende:n.
Tasks
The Program Committee discusses the Call for Papers and the schedule for submission and review deadlines proposed by the local organization. The Call for Papers is then published by the local organization. The chairperson of the Program Committee solicits proposals for plenary lectures from the PK and the local organization. Plenary lectures should be selected with consideration for cultural, disciplinary, geographical, and other types of diversity. The local organization may reject a nomination due to financial reasons or conflicts of interest. The final selection of lectures is the responsibility of the PK. Once the plenary lectures are determined, the local organization invites the speakers and is responsible for accommodation and travel arrangements.
The Program Committee assigns the submitted proposals to reviewers. Members of the PK can volunteer to serve as reviewers.
The PK creates the conference program based on the submitted reviews. In consultation with the local organization, it determines the number of parallel sessions and sets a cut-off point for the acceptance of contributions. The PK then considers borderline cases (e.g., widely varying review results) and contributions near the cut-off point, deciding on their acceptance or rejection. PK members must disclose any potential conflicts of interest during the evaluation process.
Finally, the PK organizes the accepted contributions into individual sessions and selects suitable session chairs. Panel submitters can suggest session chairs to the PK, but the final decision on session leadership is made by the PK. The chair of the Program Committee is also responsible for resolving complaints regarding reviews or reviewers. If a resolution cannot be reached or if there is a conflict of interest, the complaint is referred to the Ombudsperson for the DHd Conference.