Das vorliegende Konferenzprotokoll hat die Funktion, einige Eckpunkte zur Durchführung der Jahrestagung des DHd-Verbands festzulegen. Es beschreibt insbesondere einige Verantwortlichkeiten, die das lokale Organisationsteam (LO) bzw. die ausrichtende Institution übernimmt. Die Kenntnis und Einhaltung der hier beschriebenen Regelungen wird von den erfolgreichen Bewerbern um die Ausrichtung schriftlich bestätigt. (Das Konferenzprotokoll wurde vom Vorstand des DHd-Verbands entwickelt und liegt hier in der Fassung von Februar 2024 vor.)
Das wissenschaftliche Programm der Tagung wird durch ein vom Fachverband eingesetztes internationales Programmkomitee auf Grundlage eines Calls for Papers und Review-Verfahrens erstellt. Die Rolle des Programmkomitees (PK) ist in einem Text näher beschrieben, der auf der Webseite des DHd-Verbands einsehbar ist: https://digitalhumanities.de/programmkommitee/. Die hieraus resultierende Arbeitsteilung zwischen LO und PK muss respektiert werden. Das LO entsendet eine Vertreterin / einen Vertreter in einer entfristeten Position in das PK, die / der dort mit Stimmrecht vertreten ist. Außerdem wird erwartet, dass diese Vertreterin oder dieser Vertreter ihre / seine Bereitschaft erklärt, den Vorsitz des Programmkomitees der Folgetagung zu übernehmen.
Die Programmstruktur der Tagung soll in der Regel zwei Tage für Workshops und drei Tage für das Hauptprogramm beinhalten. Das Hauptprogramm besteht aus (in der Regel zwei) Keynotes, parallelen Sektionen mit wissenschaftlichen Vorträgen, Paneldiskussionen, Doctoral Consortia und Posterpräsentationen sowie ggfs. Posterslam. Die Einführung neuer Formate ist in Abstimmung mit dem Verbandsvorstand und dem Programmkomitee möglich.
Die ausrichtende Institution ist verantwortlich für die Bereitstellung der Tagungsräume und aller notwendigen Infrastruktur, für die Organisation und Sicherstellung des reibungslosen Ablaufs der Tagung, die Organisation von Social Events und die Einrichtung und Pflege einer Tagungs-Website sowie die Öffentlichkeitsarbeit vor Ort.
Die Veranstaltung wird im Auftrag des DHd-Verbandes ausgerichtet und firmiert unter dem Titel „DHd 20XX, [Veranstaltungsthema], Jahrestagung des Verbandes Digital Humanities im deutschsprachigen Raum, ausgerichtet von [ausrichtende Institution]“. Die ausrichtende Institution tritt als Veranstalterin auf und haftet ggf. für Personen- und Sachschäden sowie ggf. bei Ausfall der Veranstaltung. Der DHd-Verband muss auf der Homepage, im Programmheft, im Book of Abstract sowie auf Flyern, Postern etc. mit Bezeichnung und Logo prominent sichtbar sein.
Eine hohe Sichtbarkeit der Tagung im deutschsprachigen Raum ist vom LO sicherzustellen. Bei der Erstellung der Tagungs-Website und allen PR-relevanten Maßnahmen bitten wir um kontinuierliche Abstimmung mit der Tagungskoordinatorin / dem Tagungskoordinator des Verbandes. Der Verband ermöglicht die Einrichtung einer Tagungs-Website zentral über die ADHO-Infrastruktur mit WordPress.
Die Tagungsfinanzierung erfolgt über Teilnahmegebühren und von der ausrichtenden Institution bereitgestellte oder über Partner:innen und Sponsor:innen eingeworbene finanzielle Mittel. Die erhobene Tagungsgebühr ist mit dem Vorstand des Fachverbandes abzustimmen und soll vier Kategorien umfassen: reguläre und ermäßigte Mitglieder des DHd (letztere im Sinne der Regelung zur ermäßigten Mitgliedschaft im DHd-Verband, siehe https://dig-hum.de/anspruchsberechtigung) sowie reguläre und ermäßigte Nicht-Mitglieder des DHd. Die Tagungsgebühr muss für Nicht-Mitglieder mindestens die Tagungsgebühr für Mitglieder des DHd zuzüglich des Mitgliedsbeitrags plus 5 Euro betragen, wobei die jeweils relevante Beitragskategorie berücksichtigt werden muss. Es wird zudem empfohlen, Early-Bird-Tarife anzubieten. Eine rückzuerstattende Anschubfinanzierung durch den DHd-Verband kann vereinbart werden. Die Auswahl von Partner:innen und Sponsor:innen sowie die Festlegung von deren Präsentation im Kontext der Tagung erfolgt unter Rücksprache mit dem Vorstand. Es wird empfohlen, Sponsor:innenpakete (Gold, Silber, Bronze, o.ä.) anzubieten.
Es ist Aufgabe des LO, in Abstimmung mit dem Data Steward des Verbands, ein Book of Abstracts (BoA) zu erstellen. Darüber hinaus wird erwartet, dass alle Abstracts zur Konferenz sowie die Posterpräsentationen gemeinsam mit dem Data Stewards als einzelne Publikationen veröffentlicht werden. Publikationsform und -ort sind dabei ebenfalls abzustimmen. In den vergangenen Jahren hat sich dabei die Publikation des BoA, der Einzelabstracts sowie der Posterpräsentationen im PDF-Format auf dem Online-Speicherdienst Zenodo bewährt. Beim BoA soll darauf geachtet werden, dass eine Fassung der Beiträge in einem offenen, standardisierten und für die längerfristige Archivierung geeigneten Format wie XML-TEI entsteht. In den letzten Jahren hat sich dafür die Nutzung des DH ConValidators bewährt. Beim Einreichen der Beiträge muss das Einverständnis der Autorinnen und Autoren eingeholt werden, dass die Abstracts mit einer Creative Commons Attribution Lizenz (CC BY) versehen und publiziert werden.
Es wird erwartet, dass ein Konferenz-Management und Bezahlsystem eingesetzt wird. In den letzten Jahren hat sich hierfür Conftool bewährt, das auch die Integration des DH ConValidators erlaubt und dessen Verwendung daher erwartet wird. Gerne unterstützt der Vorstand des Verbands das LO bei der Umsetzung.
Es wird erwartet, dass das LO ein Konzept zur Förderung von Nachwuchswissenschaftler:innen (inkl. Studierender) entwickelt und umsetzt. Dieses kann u.a. die Struktur der Tagungsgebühren oder Stipendienprogramme betreffen, aber auch andere Maßnahmen zur optimalen Integration von Nachwuchswissenschaftler:innen in das Programm und die Community. Typische Förderkonzepte beinhalten das Bereitstellen eines Early-Career-Konferenztarifs sowie das Beantragen von PhD-Stipendien bei externen Fördergebern. Bezüglich der Stipendien sollten LO mit den Stipendienbeauftragten aus dem Vorstand in Kontakt treten, die einen Teil des Stipendienprogramms für Super-Early-Career-Bewerber:innen koordinieren. Die Ermöglichung eines Meet&Greet für Early-Career-Konferenzteilnehmende und Stipendiat:innen ist ebenfalls erwünscht.
Das LO muss schon in der Bewerbung um die Ausrichtung der Tagung eine:n Ansprechpartner:in benennen, der bzw. die mit der Tagungskoordinatorin oder dem Tagungskoordinator des Verbands (derzeit Lisa Dieckmann, Universität zu Köln: lisa.dieckmann“AT“uni-koeln.de) eng zusammenarbeitet.